Firma su carta e poi scansione: quanto vale davvero il PDF scansionato?

Mandi il contratto in PDF. Il cliente lo stampa, lo firma a penna, lo scansiona e te lo rimanda via email. Tutti tranquilli: "è firmato". Nella maggior parte dei casi nessuno lo contesterà mai, ed è giusto dirlo. Ma se un giorno quel documento ti servisse davvero, reggerebbe meno di quanto sembra. Il motivo sta in una parola: copia.

Il PDF scansionato è una copia, non l'originale

Il documento firmato è il foglio di carta. Il file che ricevi è una copia per immagine di un documento analogico. La legge le riconosce valore: per l'art. 2719 c.c. le copie fotografiche di scritture hanno la stessa efficacia dell'originale se la loro conformità non è espressamente disconosciuta, e l'art. 22 del CAD applica un principio analogo alle copie per immagine di documenti cartacei.

La chiave è quel "se". Basta che la controparte contesti in modo espresso la conformità della copia all'originale e il tuo PDF perde la sua forza automatica: a quel punto servono l'originale o altre prove, che il giudice valuterà. E l'originale, nel giro stampa, firma e scansiona, dov'è? Nel cassetto del cliente. Cioè dell'altra parte.

Cosa il PDF scansionato non dimostra

• Chi ha firmato davvero. Una firma a penna si verifica con una perizia calligrafica, che si fa sull'originale: su un'immagine compressa è molto meno affidabile. Se il cliente dice "quella non è la mia firma", la scansione aiuta poco.
• Che il documento sia integro. Un PDF fatto di immagini si modifica con qualsiasi programma di fotoritocco: una cifra, una data, una pagina sostituita. Nel file non c'è nulla che dimostri che non è stato toccato.
• Quando è stato firmato. La data scritta a mano la mettono le parti. Verso i terzi una scrittura privata non autenticata non ha data certa (art. 2704 c.c.), e la data di un'email è un indizio, non una data opponibile.
• Che tutte le pagine siano quelle firmate. Spesso si firma solo l'ultima pagina: niente lega le precedenti a quella firma, soprattutto se nel frattempo sono girate due bozze diverse.

Il costo che non vedi

Poi c'è la parte pratica. Stampare, firmare, scansionare e rimandare chiede al cliente una stampante, uno scanner o un'app, dieci minuti e la voglia di farlo. Chi non li ha rimanda a stasera, poi a lunedì. Il tuo cliente non ha una stampante. Ha un telefono. E ogni giorno tra il sì a voce e il foglio firmato è un giorno in cui l'accordo può raffreddarsi.

Anche dal tuo lato il conto sale: scansioni storte, pagine mancanti, una firma dimenticata su una delle copie, file chiamati "scan0012.pdf" da rinominare e archiviare a mano.

Cosa cambia con un documento firmato elettronicamente

Un documento informatico firmato elettronicamente non è la copia di qualcos'altro: è l'originale. Non esiste un foglio da cercare nel cassetto di nessuno. E il suo valore non poggia sull'immagine di un segno, ma sulle evidenze che accompagnano la firma:

• un'impronta del documento, l' hash , che cambia se cambia anche una virgola;
• un sigillo e una marca temporale che fissano il contenuto e il momento;
• un registro di chi ha aperto il documento, come è stato verificato e quando ha firmato.

Per la legge italiana (art. 20 del CAD) il peso della firma dipende dal livello: con firma avanzata, qualificata o digitale il documento ha l'efficacia della scrittura privata; con una firma elettronica semplice il giudice valuta liberamente sicurezza, integrità e immodificabilità. Per questo conta ciò che sta intorno alla firma: ne parliamo in valore probatorio della firma in giudizio e, per chi nega di aver firmato, in disconoscimento della firma elettronica .

Se continui a lavorare con la carta

• Per i contratti che contano, fatti restituire l'originale, non solo la scansione.
• Chiedi una sigla su ogni pagina, non solo la firma sull'ultima.
• Conserva l'email con cui è arrivata la scansione: non dà data certa, ma è un elemento in più.

Come funziona con DOCUJET

Il cliente riceve un link, verifica un codice usa e getta e firma dal browser, anche dal telefono, senza creare account. Il risultato è una firma elettronica con valore legale, ammissibile come prova, su un documento integro e con data certa: sigillo elettronico qualificato e marca temporale inclusi, più il registro completo di chi ha firmato, quando e da dove.

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