Accordo di smart working: forma scritta e firma a distanza

In molte aziende lo smart working è nato in fretta ed è rimasto, appoggiato a un'email o a un regolamento che nessuno ha mai firmato. Il lavoro agile, però, ha una regola precisa: l'accordo individuale va messo per iscritto. E siccome riguarda chi lavora lontano dall'ufficio, è anche il documento più naturale da firmare a distanza.

Cosa dice la legge

L'art. 19 della legge 81/2017 stabilisce che l'accordo di lavoro agile è stipulato per iscritto ai fini della regolarità amministrativa e della prova. È una forma ad probationem: senza lo scritto l'accordo non è nullo, ma resta scoperto sul piano amministrativo e diventa difficile dimostrarne il contenuto, perché quando la legge chiede lo scritto per provare un patto i testimoni, di regola, non bastano. La differenza tra le due forme è spiegata in forma ad substantiam e ad probationem .

Cosa deve regolare l'accordo

La legge non impone un modulo, ma indica i temi che l'accordo deve disciplinare; il contratto collettivo o un accordo aziendale possono aggiungere regole di cui tenere conto. Un accordo fatto bene copre almeno questi punti:

• La prestazione fuori dai locali aziendali: come si lavora da remoto, anche rispetto al potere direttivo del datore di lavoro.
• Gli strumenti: quali dispositivi usa il lavoratore, chi li fornisce e con quali regole.
• Riposi e disconnessione: i tempi di riposo e le misure tecniche e organizzative che garantiscono la disconnessione dagli strumenti di lavoro.
• Il potere di controllo: come il datore controlla la prestazione resa all'esterno, nel rispetto dello Statuto dei lavoratori.
• Le condotte sanzionabili: quali comportamenti legati al lavoro fuori sede possono portare a sanzioni disciplinari.
• Durata e recesso: l'accordo può essere a tempo determinato o indeterminato; nel secondo caso si recede con un preavviso di almeno trenta giorni (più lungo per i lavoratori con disabilità), salvo giustificato motivo.

L'informativa sulla sicurezza

Accanto all'accordo c'è un secondo documento: l'informativa scritta sui rischi generali e specifici del lavoro agile, che il datore consegna al lavoratore e al rappresentante dei lavoratori per la sicurezza, almeno una volta l'anno. Anche qui il punto è la prova: poter dimostrare che l'informativa è arrivata, a chi e quando.

La comunicazione al Ministero

L'avvio del lavoro agile e le sue variazioni vanno comunicati al Ministero del Lavoro in via telematica, tramite l'apposita piattaforma e nei termini previsti. La comunicazione riporta i dati essenziali (lavoratore, data di inizio e, se c'è, di fine), non l'accordo: quello resta all'azienda, che lo conserva. Se un giorno qualcuno lo chiede, deve saltare fuori firmato, completo e datato.

Firmarlo a distanza, e con quale firma

Chiedere di passare in ufficio per firmare un accordo sul lavoro da remoto è una piccola contraddizione. Con una firma elettronica il lavoratore legge e firma dal proprio telefono o computer, e tu hai un file integro con la data della firma. Sul piano legale, con una firma elettronica semplice l'idoneità alla forma scritta la valuta liberamente il giudice, guardando a sicurezza, integrità e immodificabilità del documento; la firma avanzata, quella qualificata e la firma digitale la soddisfano per legge. Per un accordo che la legge vuole scritto a fini di prova, conta soprattutto poter ricostruire chi ha firmato, cosa e quando.

Un modello per tutti, un invio quando cambia la policy

• Un modello unico con i soli campi che cambiano da persona a persona: giorni di lavoro agile, data di inizio, durata. Come costruirlo è in template di contratto riutilizzabili .
• L'informativa nello stesso invio, con una casella da spuntare per la presa visione.
• Un invio massivo quando la policy cambia: nuove fasce di disconnessione, nuovi strumenti, informativa aggiornata. Ogni dipendente riceve la propria copia, come spieghiamo in firma massiva . Se la modifica tocca l'accordo individuale serve di nuovo il consenso del lavoratore: la firma è quel consenso.
• Un registro, non un foglio Excel: per ogni accordo sai chi ha firmato, quando, e chi manca ancora.

Con DOCUJET

Il dipendente riceve un link, verifica un codice usa e getta e firma dal browser, senza creare account; l'azienda firma prima o dopo di lui, secondo l'ordine che scegli. Puoi chiedere che scorra tutte le pagine prima di firmare, utile per l'informativa. Il PDF ha sigillo elettronico qualificato e marca temporale inclusi, con il registro completo di chi ha firmato, quando e da dove. Il resto del ciclo HR è in firma elettronica per HR .

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